Όταν μια επιχείρηση διοργανώνει μια εκδήλωση, η βιωσιμότητα της διοργάνωσης δεν κρίνεται από μία ή δύο επιλογές. Επηρεάζεται από τους προμηθευτές, τις μετακινήσεις, την κατανάλωση ενέργειας, τα υλικά και τη διαχείριση των αποβλήτων.
Το πραγματικό ζητούμενο είναι να μπορεί η επιχείρηση να δει τη συνολική εικόνα: τι επιπτώσεις έχει η διοργάνωση, πού χρειάζεται να παρέμβει και αν οι επιλογές της έχουν αποτέλεσμα. Και τα δεδομένα αυτά δεν αφορούν μόνο την συγκεκριμένη εκδήλωση. Μπορούν να αποτελέσουν τη βάση για τον σχεδιασμό μιας καλύτερης επόμενης διοργάνωσης.
Το ISO 20121:2024 προσφέρει ένα οργανωμένο σύστημα διαχείρισης της βιωσιμότητας των εκδηλώσεων. Η προσέγγισή του καλύπτει όχι μόνο τις περιβαλλοντικές, αλλά και τις κοινωνικές και οικονομικές επιπτώσεις μιας διοργάνωσης, εντάσσοντας τη βιωσιμότητα στον τρόπο με τον οποίο αυτή σχεδιάζεται και διαχειρίζεται.
Το ερώτημα, επομένως, δεν είναι μόνο τι μπορεί να μετρηθεί σε μια εκδήλωση, αλλά τι μπορεί να κάνει μια επιχείρηση με αυτή τη γνώση.
Γιατί χρειάζεται να μετράμε τη βιωσιμότητα μιας εκδήλωσης;
Κάθε εκδήλωση έχει διαφορετικό αποτύπωμα, ανάλογα με το μέγεθος, τη διάρκεια, τον χώρο, τον αριθμό των συμμετεχόντων και το είδος των δραστηριοτήτων που περιλαμβάνει.
Ένα μικρό εταιρικό συνέδριο έχει διαφορετικές επιπτώσεις από ένα μεγάλο φεστιβάλ ή μια διεθνή αθλητική διοργάνωση. Οι προτεραιότητες, συνεπώς, δεν μπορούν να είναι ίδιες για όλες τις εκδηλώσεις.
Η μέτρηση έχει αξία όταν βοηθά μια επιχείρηση ή έναν διοργανωτή να εντοπίσει πού υπάρχει το μεγαλύτερο περιθώριο βελτίωσης και να κατευθύνει εκεί τις προσπάθειές του. Μπορεί να την βοηθήσει να:
- εντοπίζει τις σημαντικότερες περιβαλλοντικές και κοινωνικές επιπτώσεις,
- θέτει συγκεκριμένους και ρεαλιστικούς στόχους,
- παρακολουθεί την επίτευξη των στόχων,
- εντοπίζει σημεία που χρειάζονται βελτίωση,
- συγκρίνει την απόδοση διαφορετικών διοργανώσεων ή διαφορετικών περιόδων,
- τεκμηριώνει τις ενέργειες που έχουν πραγματοποιηθεί.
Έτσι, η επιχείρηση αποκτά στοιχεία που μπορούν να υποστηρίξουν τις επόμενες αποφάσεις της.
Τι μπορεί να μετρηθεί σε μια εκδήλωση;
Για την αποτύπωση της βιωσιμότητας μιας εκδήλωσης, χρειάζεται να εξετάζονται διαφορετικές πτυχές της. Δεν έχουν όλες όμως την ίδια βαρύτητα σε κάθε διοργάνωση. Το ζητούμενο είναι να εντοπιστούν εκείνες που μπορούν να επηρεάσουν περισσότερο το συνολικό αποτέλεσμα.
#1 Ενέργεια
Η κατανάλωση ενέργειας αποτελεί μία από τις παραμέτρους που μπορούν να παρακολουθούνται, ιδιαίτερα σε εκδηλώσεις που απαιτούν φωτισμό, ηχητικό εξοπλισμό, κλιματισμό ή άλλες ενεργοβόρες εγκαταστάσεις.
Ενδεικτικά μπορούν να παρακολουθούνται οι:
- συνολική κατανάλωση ενέργειας,
- κατανάλωση ανά συμμετέχοντα,
- χρήση ανανεώσιμων πηγών ενέργειας, όπου είναι εφικτό,
- ενεργειακή απόδοση του χώρου και του εξοπλισμού.
Τα στοιχεία αυτά μπορούν να δείξουν πού υπάρχουν περιθώρια περιορισμού της και ποιες επιλογές μπορούν να επαναληφθούν ή να αλλάξουν σε μια επόμενη διοργάνωση.
#2 Απόβλητα
Η πρόληψη και η διαχείριση των αποβλήτων είναι επίσης σημαντικό μέρος της βιωσιμότητας μιας εκδήλωσης.
Μπορούν να εξετάζονται, μεταξύ άλλων, οι:
- συνολική ποσότητα αποβλήτων,
- ποσότητα που ανακυκλώνεται ή επαναχρησιμοποιείται,
- χρήση υλικών μίας χρήσης,
- διαχείριση των υπολειμμάτων τροφίμων,
- δυνατότητα επαναχρησιμοποίησης υλικών της διοργάνωσης.
Η μέτρηση μπορεί να αναδείξει πού δημιουργείται η μεγαλύτερη σπατάλη και ποιες επιλογές μπορούν να περιορίσουν τα απόβλητα χωρίς να επηρεάζεται η λειτουργία της εκδήλωσης.
#3 Μετακινήσεις
Οι μετακινήσεις των συμμετεχόντων, των εργαζομένων, των προμηθευτών και των συνεργατών μπορούν να αποτελούν σημαντικό μέρος του συνολικού αποτυπώματος μιας εκδήλωσης.
Για τον λόγο αυτό μπορούν να καταγράφονται στοιχεία όπως:
- τα μέσα μετακίνησης που χρησιμοποιούν οι συμμετέχοντες,
- η χρήση δημόσιων συγκοινωνιών,
- η δυνατότητα κοινής μετακίνησης,
- οι μετακινήσεις προμηθευτών και συνεργατών,
- οι αποστάσεις που διανύονται.
Η επιλογή της τοποθεσίας μιας εκδήλωσης, για παράδειγμα, μπορεί να επηρεάσει σημαντικά τις δυνατότητες βιώσιμης μετακίνησης.
Τα στοιχεία αυτά μπορούν να βοηθήσουν την επιχείρηση να αξιολογήσει αν η επιλογή του χώρου και ο τρόπος πρόσβασης εξυπηρετούν τους στόχους της και να εξετάσει εναλλακτικές για τις επόμενες διοργανώσεις.
#4 Προμήθειες και συνεργάτες
Η βιωσιμότητα δεν αφορά μόνο όσα συμβαίνουν στον χώρο της εκδήλωσης. Αφορά και την αλυσίδα προμηθειών που βρίσκεται πίσω από αυτή.
Η επιλογή τοπικών προμηθευτών, προϊόντων με μικρότερο περιβαλλοντικό αποτύπωμα ή συνεργατών που εφαρμόζουν πρακτικές βιωσιμότητας μπορεί να αποτελέσει μέρος των στόχων μιας διοργάνωσης.
Ενδεικτικά μπορούν να παρακολουθούνται:
- το ποσοστό τοπικών προμηθευτών,
- η επιλογή προϊόντων και υπηρεσιών με περιβαλλοντικά ή κοινωνικά κριτήρια,
- η επαναχρησιμοποίηση εξοπλισμού και υλικών,
- τα κριτήρια βιωσιμότητας που εφαρμόζονται στις προμήθειες.
#5 Κοινωνική διάσταση
Η βιωσιμότητα μιας εκδήλωσης δεν περιορίζεται στο περιβάλλον. Η προσβασιμότητα για άτομα με αναπηρία, η ασφάλεια των συμμετεχόντων και των εργαζομένων, η συμπερίληψη, οι συνθήκες εργασίας και η επίδραση της εκδήλωσης στην τοπική κοινωνία αποτελούν επίσης σημαντικές παραμέτρους.
Ανάλογα με το είδος της διοργάνωσης, μπορούν να αξιολογούνται, για παράδειγμα, η προσβασιμότητα του χώρου, η ικανοποίηση των συμμετεχόντων και των εργαζομένων ή η συμμετοχή τοπικών επιχειρήσεων.
Η εικόνα που προκύπτει βοηθά την επιχείρηση να εντοπίσει ζητήματα που δεν είναι απαραίτητα ορατά μόνο από την περιβαλλοντική επίδοση της διοργάνωσης.
Όταν η βιωσιμότητα γίνεται μετρήσιμη
Το να θέτει μια επιχείρηση ως στόχο μια πιο βιώσιμη εκδήλωση είναι ένα σημαντικό πρώτο βήμα. Οι αλλαγές ωστόσο θα γίνουν πιο εμφανείς όταν ξεκινήσει να αποτυπώνει τι ακριβώς αλλάζει και ποιο είναι το αποτέλεσμα των επιλογών της.
Η μέτρηση μπορεί να ξεκινήσει από απλά και συγκεκριμένα ερωτήματα:
- Πόση ενέργεια καταναλώθηκε;
- Πόσα απόβλητα παρήχθησαν και πόσα ανακυκλώθηκαν ή επαναχρησιμοποιήθηκαν;
- Πώς μετακινήθηκαν οι συμμετέχοντες;
- Σε ποιο βαθμό χρησιμοποιήθηκαν τοπικοί ή βιώσιμοι προμηθευτές;
- Ήταν η εκδήλωση προσβάσιμη και χωρίς αποκλεισμούς;
- Πώς αξιολόγησαν οι συμμετέχοντες, οι εργαζόμενοι και οι συνεργάτες την εμπειρία τους;
Ένας στόχος, επομένως, αποκτά μεγαλύτερη αξία όταν συνοδεύεται από σαφή κριτήρια παρακολούθησης και αξιολόγησης. Η μείωση των αποβλήτων, για παράδειγμα, μπορεί να αποτυπωθεί μέσα από την ποσότητα των αποβλήτων ανά συμμετέχοντα ή το ποσοστό υλικών που επαναχρησιμοποιούνται. Αντίστοιχα, ένας στόχος για πιο βιώσιμες μετακινήσεις μπορεί να συνδεθεί με το ποσοστό των συμμετεχόντων που χρησιμοποίησαν μέσα μαζικής μεταφοράς ή άλλες εναλλακτικές μορφές μετακίνησης.
Το αποτέλεσμα είναι μια πιο καθαρή εικόνα του τι λειτούργησε, τι χρειάζεται βελτίωση και πού αξίζει να δοθεί προτεραιότητα στην επόμενη διοργάνωση.
ISO 20121: Η βιωσιμότητα ως μέρος του σχεδιασμού της εκδήλωσης
Η μέτρηση από μόνη της δεν αρκεί. Για να μπορεί μια επιχείρηση να αξιοποιεί τα δεδομένα και να βελτιώνει συστηματικά τις διοργανώσεις της, χρειάζεται να εντάξει τη βιωσιμότητα στον ίδιο τον τρόπο με τον οποίο σχεδιάζει και διαχειρίζεται τις διοργανώσεις της.
Το ISO 20121 αντιμετωπίζει τη βιωσιμότητα ως μέρος του συνολικού τρόπου με τον οποίο σχεδιάζεται και διαχειρίζεται μια εκδήλωση. Η επιχείρηση καλείται να κατανοήσει το πλαίσιο στο οποίο πραγματοποιείται η εκδήλωση, να αναγνωρίσει τις σημαντικές επιπτώσεις και τα ενδιαφερόμενα μέρη, να θέσει κατάλληλους στόχους και να οργανώσει τις απαραίτητες διαδικασίες για την επίτευξή τους.
Παράλληλα, η παρακολούθηση των αποτελεσμάτων επιτρέπει να εντοπίζονται τι λειτουργεί αποτελεσματικά και ποια σημεία χρειάζονται διαφορετική προσέγγιση. Με αυτόν τον τρόπο, η βιωσιμότητα ενσωματώνεται στον τρόπο με τον οποίο η εκδήλωση σχεδιάζεται εξ αρχής, καθώς και πώς εξελίσσεται με την πάροδο του χρόνου.
Πώς το ISO 20121 μετατρέπει κάθε εκδήλωση σε αφετηρία για το επόμενο
Το μεγαλύτερο πλεονέκτημα του ISO 20121 είναι ότι τα αποτελέσματα αξιοποιούνται στον σχεδιασμό της επόμενης διοργάνωσης. Τα δεδομένα, οι εμπειρίες και τα σημεία που χρειάζονται βελτίωση μπορούν να αξιοποιούνται ώστε κάθε επόμενη διοργάνωση να σχεδιάζεται πιο αποτελεσματικά.
Η γνώση δεν χάνεται μαζί με την ολοκλήρωση της εκδήλωσης. Γίνεται σημείο αναφοράς για τις επόμενες αποφάσεις.
Αν, για παράδειγμα, η αξιολόγηση δείξει ότι ένα σημαντικό μέρος των αποβλήτων προέρχεται από συγκεκριμένα υλικά, η επιχείρηση μπορεί να επανεξετάσει τις επιλογές προμηθειών της. Αν οι μετακινήσεις αποτελούν σημαντική πηγή επιπτώσεων, μπορεί να εξετάσει διαφορετικούς χώρους, τρόπους πρόσβασης ή επιλογές μετακίνησης.
Έτσι, η επιχείρηση δεν ξεκινά από το μηδέν κάθε φορά που διοργανώνει μια εκδήλωση. Χτίζει πάνω στα δεδομένα και την εμπειρία της προηγούμενης διοργάνωσης, με στόχο καλύτερα και πιο μετρήσιμα αποτελέσματα.
Συμπέρασμα
Η βιωσιμότητα μιας εκδήλωσης ξεκινά πολύ πριν ανοίξουν οι πόρτες στους συμμετέχοντες. Από τον σχεδιασμό και την επιλογή προμηθευτών έως τη μέτρηση των αποτελεσμάτων και τη συνεχή βελτίωση, κάθε απόφαση μπορεί να συμβάλει στη δημιουργία μιας πιο υπεύθυνης και βιώσιμης διοργάνωσης.
Η ΝΕΣΤΩΡ ΣΥΜΒΟΥΛΕΥΤΙΚΗ Α.Ε. υποστηρίζει τις επιχειρήσεις στον σχεδιασμό και την εφαρμογή συστημάτων διαχείρισης κατά ISO 20121, με στόχο η βιωσιμότητα να ενσωματώνεται ουσιαστικά στη λειτουργία και στις διαδικασίες τους.
Επικοινωνήστε μαζί μας μέσω της παρακάτω φόρμας.
